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OA办公系统三个应用层次

更新:2015-04-02 18:04    来源:泛普软件 · xiaona
类别:OA系统访问量:547编辑:anonymousUser 日期:2013-11-07 17:57:01

    OA办公系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA办公系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,以期提高整个办公系统的效率。

一体化、网络化的OA系统的优点是,不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效,而且也有利于和外界的信息沟通,使信息通信的范围更广,能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信,并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

第一个层次

OA办公系统(办公自动化)技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中,最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包,包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据,以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性,以便扩大应用范围,提高其利用价值。此外,在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统,如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售票系统,柜台或窗口系统,银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作,是直接面向办公人员的。为了提高办公效率,改进办公质量,适应人们的办公习惯,要提供良好的办公操作环境。

第二个层次

信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加,在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统,是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如,在政府机关,这些综合信息包括政策、法令、法规,有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息;一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息;公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位,为了优化日常的工作,提高办公效率和质量,必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上,构成信息管理型的OA系统。

第三个层次

决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:

⑴集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。

⑵智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。

⑶多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

⑷运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。

 这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。例子 事务级OA系统称之为普通办公自动化系统,而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。例如,市政府办公机构,实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件,然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理,然后将批阅后的文件妥善保存,以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定,一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程,是一个典型的办公过程。在这一过程中,文件本身是信息,其传送即是信息传送过程。但应当注意到,领导在分析决策时,可能要翻阅、查找许多相关的资料,参照研究,才能决策,所以相关的资料查询、分析,决策的选择也属于信息处理的过程。

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