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XXXXX OA协同办公系统项目验收报告

文档版本历史
 

变更序号	日期	版本	文件变更 申请编号	变更说明	修改人
1		V 1.0	无	新文件

 
 
 
 
 
 
 


 

第一部分项目概述

XXX（以下简称XXX）协同办公系统建设项目启动时间是2009年5月10日，于2009年8月底正式上线运行。项目的实施由重庆泛普软件软件公司（以下简称“泛普软件”）作为实施主体负责整个项目的具体实施和指导，XXX信息科作为牵头部门，负责整个项目的协调、实施工作。
项目实施目标
XXX协同办公系统的最终目标是实现工作流程化，以及管理协同和信息共享。本系统开发，一方面依据XXX规章制度、程序等管理规定，将原来非系统管理模式转化成系统管理模式，使制度可以落到实处，让流程、信息强关联，成为彼此协同的纽带。另一方面，逐步覆盖“全人全程”，信息将日积月累，形成宝贵的历史资料和知识库。
XXX协同办公系统是一个可逐步扩充的系统平台。系统部署划分为三个阶段：第一步：日常办公；第二步：健全项目管理，实现业务过程的管理；第三步：主要以绩效管理和领导决策为实现目标，实现协同管理最终目标。
全省协同办公系统的最终目标是搭建一个全省各级机构之间的信息与管理协同平台，按照统一要求、信息流畅、资源共享、信息安全的要求，建设一个统一的办公管理平台，实现各级机构的互联互通机制，保证信息畅通和上传下达，实现各级机构的快速响应。
系统采用集中与分布相结合的原则，全省协同系统采用集中部署方式，各级XX结构内部采用分布的部署方式，同时，满足各级机构利用全省协同系统搭建自己的办公环境的要求。
项目组构成

XXX项目组人员
领导小组
项目主管
项目组成员
泛普软件软件项目组人员
领导小组
项目经理
项目实施、培训小组

 
 

第二部分项目实施完成情况

项目启动后，在双方项目领导的高度重视下，经过双方项目小组的共同努力，已基本完成《XXX协同办公系统建设合同》约定的工作，同时培养了XXX的技术和系统维护人员，形成了XXX内部的平台维护力量。
整个项目采用成熟化软件平台搭建、侧重应用为主的方针，使得时间和精力花在了需求的调研、访谈，以及需求的实现与系统的推广上，充分节省了软件功能本身的开发时间。
XXX协同系统的整个项目实施过程包括：需求调研与方案整理、系统搭建、系统上线三个主要阶段以及全省协同系统实施，各个阶段完成情况如下：

序号	实施阶段	任务
	需求调研	系统启动
		软件安装及调试
		项目组成立
		项目实施计划制定
		系统功能培训
		针对信息管理员的需求调研培训
		资料收集、整理
		职能科所需求访谈
		工作流程实施方案整理、确认
		知识管理模块实施方案整理、确认
		门户管理模块的讨论与修改
	系统搭建	组织架构录入
		职务、岗位资料录入
		人员信息、账号、密码录入
		文档目录设置
		流程搭建、测试、完善
		个人门户、XXX门户设置
		与移动信息机做接口，实现动态密码、OA发送短信、流程短信提醒、短信审批等
		邮件系统搭建、测试、上线
		实现OA的邮件提醒、邮件收发功能
	系统上线运行	用户培训
		系统试运行
		系统修正
		内外网物理隔离
		系统上线运行
		系统完善与维护

 

第三部分资料交付情况

 

序号	内容	备注
	XXX协同办公系统建设项目实施准备通知单	电子文档交付
	XXX协同办公系统建设项目项目组名单
	XXX协同办公系统建设项目实施计划书
	XXX协同办公系统建设项目需求调研表
	XXX协同办公系统建设项目基础人力资源模块需求调研资料
	XXX协同办公系统建设项目流程需求调研资料
	XXX协同办公系统建设项目知识管理模块需求调研资料
	XXX协同办公系统建设项目流程管理模块实施文档
	XXX协同办公系统建设项目知识管理模块实施文档
	系统使用规范参考范本
	用户使用手册标准版
	系统维护手册标准版

 
 

第四部分系统展示与应用情况

1. 目前，系统总使用人数300余人，平均每天同时在线100人左右，每天登陆次数超过200/人次；搭建了XXX门户、个人门户、各职能科所门户、防病科所门户、卫生检验科所门户、党群组织门户、研究机构门户等39个门户，让信息的共享更加简单、及时、有效；搭建流程60余条，使用流程20余条，其余流程将逐渐开放给用户使用，流程流转数量900余个；建立了XXX、各科所知识目录563个，迁移文档1000余篇，系统目前存储近2000篇文档，形成了XXX基础知识库。XXX已开启了新的协同之旅，信息化建设也进入了一个新的阶段。

1. 人力资源管理模块的开发与应用，使XXX实现组织架构的统一管理、人员的基础信息管理（包括党员信息）、工资与奖金管理、通讯录管理、岗位管理、人员的入职、调配、离职、退休、解聘、返聘等管理。

目前系统使用人员384人，除录入人员的编号、姓名、科所、岗位外，同时对人员的手机、办公室电话、短号、电子邮件、办公室地址等也进行了整理、录入与核对，实现了人员信息的查询、共享、统计、分析，实现人员信息资源的更好的利用。、

人员信息查询

通讯录
组织架构管理的应用，使XXX实现了统一的组织架构管理，建立了完整清晰的人员组织架构。目前，XXX所有的科所以及对应的岗位等信息已录入系统，同时，系统设定了人员的上下级管理，并以此实现各类管理和业务的审批线索和监督线索。同时，使得XXX组织架构的管理也实现了简单化管理，系统管理员只需管理和维护一套统一的人员组织架构，避免出现管理漏洞，方便，简单，高效。有利于实现组织架构的快速调整。

组织架构管理

人事卡片
 
工资与奖金管理的应用，替代了以往的纸质工资条，XXX职工可以通过协同办公系统在线查询自己的工资与奖金，随着功能的不断深化使用，未来也将替代工资系统的工资计算等功能，实现工资、奖金管理全部网络化，

工资查询

奖金查询
人事管理的应用，XXX职工从入职到离职或退休等变动都通过协同办公系统进行管理。同时，通过人员卡片与知识管理、流程管理等模块的协同，职工的人事卡片展现了其在系统里的所有信息，如参与的工作，建立、阅读过的文档等等，符合XXX的全人全程管理思想。

1. 通过使用协同办公系统的流程管理模块，目前搭建综合管理、财务管理、人事管理、科教管理、物资管理、信息管理、日常工作等类型的流程60余个，启用流程20余个，其余流程将在不断完善中逐渐地开放给职工使用。目前流转中的流程数量已经有900余个，各级管理人员通过电子流程审批系统处理各类公文、申请、审批，节省了时间，降低了成本，提高了工作效率。

流程模块的实施，是对XXX管理制度的一次全面的梳理过程。整个实施过程包括：针对信息管理员的需求调研培训、参考资料的整理与发放、需求资料的提交、需求方案的整理、需求方案的完善与定稿、系统的搭建与测试。5月中旬，完成了全体信息员的培训，5月底完成了所有科所的需求资料提交，6月底，完成了11个职能科所需求访谈，7月中旬完成了实施方案的整理、完善，最终通过项目组会议完成定稿，期间还邀请了卫生厅相关专家进行研讨。8月中旬完成了60余条流程的搭建（具体搭建流程与说明请见《流程简要说明手册》）、系统试运行、内外网物理隔离等工作，8月底完成了2场用户使用培训。

流程XXX

可视化流程图（可清晰的查看流程的流转情况，让每个审批事务都变得简单化、透明化）

流程状态分析（可清晰的知道流程的所有流转状态，为流程效率分析、流程优化提供了可靠的数据）

 
XXX发文流程

流程实施期间碰到了不少问题，如流程节点的操作习惯化、个性化较强，如公文初审节点对主题词的即可选择又可编辑、主送与抄送单位的选择与编辑问题，打印节点对公文正文与附件的整合打印以及下载问题等；还有一些客观的因素，如收文流程由于扫描仪未到位，一直没有正式开始使用等，以至于在流程的推广上遇到了一定的难度。

1. 公文管理子系统作为本次项目的重点之一，主要实现了发文（包括XXX发文、党委发文、联合发文等）、收文（包括XXX收文、科室收文、党委收文等）、请示、报告、通知、便函的管理；目前，系统流转公文60余个；功能上，满足了复杂公文管理的需求以及公文流转的灵活自定义；实现了电子起草、传阅、审批、各种条件下的会签、签发、归档、文件分发等电子化流转；公文在线编辑、痕迹保留、电子签名、电子签章、日志管理（表单日志、处理情况、阅览情况等）；公文的短信提醒、邮件提醒、催办、督办、收回、监控、干预；不同类型公文使用不同编号，不同套红模板等复杂功能。按照我XXX实际需求制作了XXX发文、党委发文、政处发文等套红模版。XXX发文、党委发文流程已经正式启用流转。

XXX发文单

发文痕迹保留

文件规范套红

发文流程图

1. 请示审批管理，实现了一些常用的请示审批管理，如交通工具（飞机、软卧等）乘坐申请审批、车辆使用审批、临时性会议（培训）项目审批、计划外经费申请审批、印章使用审批、网络账户变更申请审批、维修申请审批、论文发表等；同时，协同办公系统提供了强大的后台配置功能，可根据需求快速搭建类似的审批功能，从来是的该功能具备很大的灵活性、可扩展性。
2. 知识管理，搭建了XXX、各科所知识目录563个，迁移文档1000余篇，系统目前存储近2000篇文档，建立了网上科所知识库，实现了知识体系的建立与管理、知识权限的精细管理（满足不同目录的查看、下载、修改、添加、删除等权限都进行了严格控制，同时对用户的查看、修改等操作都进行了日志记录）、知识评价体系管理（通过知识的打分、回复、知识贡献率分析等，建立了较为完整的知识评价体系）、知识检索管理（实现了多种制式的检索方式，包括分类检索、多维检索、全文检索、知识地图等）、知识审批体系管理（实现了通知公告等信息的创建、审批、发布、归档、作废的审批）。目前，XXX已初步建立了网上知识库，实现了初步的知识管理。目前系统总计文档数近2000篇。

 

知识体系结构

知识目录

1. 门户管理模块的应用，为XXX搭建了一个统一的信息发布平台与个性化办公的平台。目前已搭建的门户有：XXX门户、个人门户、11个职能科所门户、9个防病科所门户、9个卫生检验科所门户，建立了党建网、职工之家、团委门户，设计了5个研究机构门户。实现了门户信息发布一级审核和二级审核的信息发布管理模式。

XXX门户

科室门户

1. 公共信息管理，实现了人员通讯录查询、图书查询、期刊数据动态信息的查询，更好的整合了资源；同时系统还提供网上在线调查、短信调查功能，并能提供调查结果的展现、统计、分析功能；

图书查询

经费执行查询
 
项目经费执行查询是协同系统开发过程中的一个临时性任务，要求协同系统能够从目前的财务系统中读取项目经费数据，实现项目经费的查询以及项目经费执行情况短信提醒。经过与计划财务科的多次沟通、修改，目前系统已经实现项目经费执行情况即时短信的分发。

档案系统集成

1. 通讯管理，通过与移动短信网关、短信猫的接口继承，实现了流程短信通知（按照办公室意见目前只开通公文流程的短信提醒）、短信群发、短信通讯录、短信提醒（流程、日程、会议等）、短信催办、短信审批、动态密码验证校验等功能；内部邮件系统的搭建，实现了内部邮件收发、邮件提醒（流程、日程、会议）等功能。通过以上功能的应用，不仅为职工提供了一个良好的通讯平台、信息共享平台、文件传输平台，也建立了即时的提醒机制，让系统中的各种信息能主动推送到用户，提高工作效率。

短信平台

邮件平台
内部电子邮件：在遵循内外网物理隔离基础上实现了内部职工电子邮件内部流转
 

1. 日常事务管理，实现了会议管理、日程安排等功能，工作计划管理将在项目二期实现。

车辆管理

计划任务管理
 
11、资产管理，与药械科、总务科多次沟通，搭建了年度装备计划的审批、临时请购审批等审批、维修申请管理流程，搭建了车辆管理模块（包括车辆的基本信息管理、车辆调度管理、使用申请审批、出车通知、历程记录、满意度反馈、车辆使用情况动态查询等等）；

车辆管理
12、统计分析功能，除系统自带的流程管理、知识管理、人事管理等强大的多维统计分析功能外，系统还支持自定义的统计报表功能，且支持多种条件的灵活授权。



流程报表

自定义报表


知识报表


人员报表
13、系统提供强大的系统管理功能，登陆身份的多重验证（包括AD、Ukey、指纹、手机、VPN等）；强大的后台管理与日志记录功能，可灵活管理系统权限体系，记录每一个操作日志并供查询；系统采用通用的XML标准进行数据交换，基本满足所有异构系统的数据交换；系统支持从登陆页、门户模板、首页风格、元素风格、文档展现模板的各种自定义，可以根据XXX的需要，快速定制各种风格的界面，使之与XXX的CIS统一。

门户维护

门户元素维护

文档下载日志

人员登录日志
 
 

第五部分项目经验总结与建议

（描述成就）
XXX协同办公系统在双方项目领导的关怀与支持下，通过双方项目小组的努力，历经近半年时间的搭建、完善，目前已进入稳步运行的状态。从项目的实施过程中，也总结出了一些经验：
1、协同办公系统是一个统一的办公平台，只适宜于做其擅长的工作流程、知识管理、门户信息管理，不适于做专业的业务系统以及内部的深入管理
2、XXX实施信息化项目的阻力较大，主要体现为习惯性、个性化较强，实现难度比较大。
3、要实现XXX管理制度化、制度管理流程化、流程管理表单化、表单管理字段化的精细化管理要求，从目前的情况来看，XXX的规范化管理需要完善，主要表现为制度未全面实行流程化操作、表单不齐全等，只有在XXX管理较为规范化的情况下，配合协同办公系统的电子流程管理，才能达到最佳的效果。
4、XXX协同办公系统的建设是一个长期的、持续的搭建、应用、推广的过程。目前大部分功能基本都搭建完成，但仍有很多功能未很好的进行推广使用，主要原因在于推广的力度以及科所的支持度还不够，部分科所未能很好的认识到协同系统的好处或者对协同系统还没有真正的了解，因此，会存在一定的抵触情绪，因此，持续的进行协同办公系统的推广、培训，达到人人知OA，人人用OA的效果已成为下一阶段工作的重点之一；
 

第六部分协同办公系统二期规划

1. 总体目标

继承09年以“创一流管理”为系统建设宗旨，贯穿XXX管理思路和方法于其中，利用一流的开发平台，建立以“科学规范 协同 共享”为核心理念的协同办公系统。10年重点要将一些业务上的工作实现信息化。

1. 具体目标

1. 针对2009年实现的基础办公应用的成果进行一个管理咨询，进行流程规范及优化；
2. 针对物资管理，结合泛普软件泛普OA系统平台，进行细致的需求调研及咨询，并在系统中实现并落实应用；
3. 针对项目管理，结合泛普软件泛普OA系统平台，进行细致的需求调研及咨询，并在系统中实现并落实应用；
4. 针对新增加的应用功能，通过应用的深入，实现与原有应用功能的结合，实现真正意义上的管理协同；
   1. 2010年详细规划及投入

规划内容	实现周期	预计投入（万元）	实现功能
管理咨询及流程优化	2010年1月－3月	6	协同系统深入的管理咨询、将协同应用具体落实到系统功能中，并完成全省XX协同办公系统（外网）的建设及推广；
物资管理调研及应用落实	2010年4月－7月	12	物资设备的使用管理 建立仪器设备档案信息、维修信息、保管、存放位置等数据库。 提供各类库存的查询、统计分析功能，以及固定资产档案管理等。 物资分类包括：固定资产、消耗品、药品、试剂、一类疫苗、二类有价疫苗、车辆等。 仪器、器具计量检定管理。建立定期检定信息库，根据检定周期提供预警。 与《实验室资源管理系统》中的仪器设备资产关联，能自动读取仪器设备的使用记录。 维修管理：实现各类设备维修的网络申报，建立维修信息库。
项目管理调研及应用落实	2010年8月－10月	10	（1）项目申报管理 与一般的项目管理不同，省XXXXX项目具有级别属性（1-3级），各级别的项目可分别申报。项目级别是项目数据统计时的一个统计维度。 不同级别的项目存在上下级所属关系，这种上下级关系，是项目数据统计的另一个维度；同时，也是项目预算，费用的汇总依据。 （2）项目任务管理 项目申报后，形成项目任务，并分配到相关项目人员的日程中，并可不定期反馈任务执行结果，并交相关负责人审核。 （3）项目预算管理 项目预算维护及调整、项目年度预算维护及调整。
系统整体协同规划落实	2010年11月－12月	2	针对10年新购买的人事管理系统的数据集成、人事信息汇总展现；

1. 相关功能实现原理及效果图展示

项目管理功能总图

立项审批

审批图


项目申报

项目过程管控

计划任务填报

计划任务执行

计划任务监控

预算管理实现功能图

预算调整及设置

预算总览

资产管理功能总图

物资分类

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